Как превратить Google Таблицы в CRM для онлайн-школы

Как превратить Google Таблицы в CRM для онлайн-школы: пошаговое руководство для начинающих экспертов

Зачем это делать?

Если вы запускаете свой первый курс или только тестируете идею онлайн-школы, то, скорее всего, не готовы тратить десятки тысяч на CRM. Но даже на старте нужно где-то хранить заявки, отмечать оплаты, отслеживать, кто на каком этапе обучения. Google Таблицы — это простой и бесплатный способ упорядочить всё это, не погружаясь в сложные системы.

Вы получаете инструмент, который можно адаптировать под себя, не платя за избыточный функционал. А если вдруг вырастете — данные уже будут структурированы и готовы к миграции в любую CRM.

Почему это удобно?

1. Бесплатно
2. Быстро настраивается
3. Прост в использовании даже для не-технарей
4. Подходит для малых и начинающих проектов
5. Легко интегрируется с формами, платёжками, рассылками через Vakas-tools

Пошаговая инструкция: как сделать из Google Таблиц простую CRM

Шаг 1: Подготовьте структуру таблицы

Создайте Google Таблицу и добавьте лист с названием, например, "Заявки". Настройте в нём следующие колонки:

1. Имя
2. Телефон
3. Email
4. Курс
5. Источник заявки (лендинг, Instagram, квиз и т.д.)
6. Дата заявки
7. Статус (Новая / Оплачено / На обучении / Завершил)
8. Комментарии

Эту таблицу можно дублировать под разные курсы или вести всё в одном листе с доп. фильтрами.

Шаг 2: Подключите автоматический сбор заявок

Если вы используете квиз, Google Форму, лендинг — настройте интеграцию так, чтобы данные сразу попадали в Google Таблицу. Это можно сделать через: Vakas-tools: "Данные из формы автоматически попадают в Vakas-tools, а оттуда настраиваете в Google Sheets" Указываете, в какую таблицу и какие поля передавать. Источники могут быть разные, можно настроить и с сервисов, с которыми есть прямая интеграция. И с сервисов через вебхук.

Итог: все заявки появляются автоматически, без копипасты.

Шаг 3: Отмечайте оплаты автоматически

После получения оплаты — важно, чтобы это отражалось в таблице. С помощью Vakas-tools можно:

1. Отслеживать вебхуки от платёжки
2. Сопоставлять email или телефон плательщика
3. Находить соответствующую строку в таблице
4. Обновлять поле "Статус" на "Оплачено"

Можно также добавить дату оплаты и сумму — это пригодится для аналитики.

Для полной автоматизации и двусторонней синхронизации между CRM и таблицей используйте сценарий «GetCourse ↔ Google Sheets»: он не только передаёт оплаты в Google Таблицы, но и позволяет импортировать базу контактов обратно без ручной работы.

Дополнительно

Создайте новый лист "Прогресс" и вносите туда по каждому ученику:

1. Какие уроки он прошёл
2. Сдал ли тесты
3. Получал ли сертификат

Можно подключить форму (например, Google Form или LMS), чтобы прогресс отмечался автоматически, если позволит интеграция.

Какие данные обязательно учитывать и передавать между сервисами?

1. Контакты ученика — имя, телефон, email
2. Информация о заказе — курс, дата заявки, канал
3. Оплата — факт оплаты, сумма, дата
4. Этап обучения — прогресс, сертификат, завершение
5. Триггеры — отправка доступа, напоминания, письма

Кейс: как это работает на практике

Онлайн-школа готовит учеников к ЕГЭ. Курсы недорогие, заявки идут с квизов и VK. Платить за CRM в 2–3 тыс. в месяц пока не готовы. Что сделали:

1. Создали Google Таблицу "Заявки"
2. Подключили Marquiz через Vakas-tools — данные падают в таблицу
3. Оплаты идут через Продамус, Vakas-tools отслеживает вебхук и ставит метку "Оплачено"
4. После оплаты отправляется письмо с доступом
5. Менеджер видит в таблице, кто не оплатил, и пишет в WhatsApp
6. Когда человек завершает курс — вносится отметка "Завершено"

В результате всё видно в одном месте. Без ручной рутины, без потерь.

Когда подключать интеграцию

Если у вас:

1. Менее 100 заявок в месяц
2. Небольшой штат (или вы работаете один)
3. Заявки с форм, квизов, VK и др.
4. Вы хотите экономить и не платить за amoCRM или Битрикс24

— тогда Google Таблица + Vakas-tools — это идеальная связка.

Что вы получаете в итоге?

1. CRM за 0 рублей
2. Автоматизация на старте — уже можно масштабироваться
3. Гибкость — таблицу легко настроить под себя
4. Контроль — видите всё: заявки, оплаты, статусы, прогресс

Google Таблицы могут быть мощным решением на старте онлайн-школы. А с помощью Vakas-tools — ещё и автоматизированным. Вы избавляетесь от ручного труда, быстрее реагируете на действия учеников и начинаете выстраивать системный подход к обучению. Это особенно важно, если вы только начинаете путь и хотите сэкономить — но не в ущерб качеству.